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Cuando una empresa organiza un evento, es muy recomendable que contacte con un gestor de espacios.

A pesar de la conveniencia de contar con un profesional especializado, las empresas que se lanzan a la aventura de diseñar, producir y coordinar todo el evento no deberían de pasar por alto estos consejos básicos a la hora de seleccionar el espacio y el momento en los cuáles celebrar un acto.

Hay muchos espacios que a primera vista catalogaríamos de “marcos incomparables” pero, aunque es importante, no sólo debemos dejarnos llevar por el atractivo estético cuando debemos elegir espacio. Lo ideal es anteponer las ventajas organizativas, estratégicas y tácticas.

El aspecto logístico es uno de los más importantes a valorar. Se tienen que analizar detalladamente todos los posibles problemas a los que nos podemos enfrentar (accesos, parking, seguridad,…) y sopesar la conveniencia de realizar el evento en ese lugar o buscar alternativas que se adapten mejor a los requerimientos exigidos.

Atención primordial hay que darle a la cesión de espacios públicos para actos privados. Una empresa altamente ligada a un municipio puede verse invitada a celebrar, por ejemplo el 25 aniversario de fundación de la empresa, en una de las instalaciones municipales de forma gratuita, pero que, por cuestiones de protocolo, la figura del presidente y demás representantes de la corporación, se vea ensombrecida por tener que ceder el protagonismo al alcalde.

Por otro lado, la elección de la fecha y hora del evento, juega un papel esencial si queremos que el evento sea un éxito de convocatoria. Además de evitar fechas como acontecimientos deportivos, “puentes”, vísperas de festivos,…se debe de tener en cuenta que no coincida con otras actividades de entidades afines o competidoras. Sería recomendable hacer un sondeo previo a fijar la fecha entre aquellas personalidades cuya asistencia es de especial interés e intentar adecuar la fecha del evento a sus agendas.

Los horarios, teniendo en cuenta las costumbres locales (horarios de comidas, descansos, laboral, etc), no olvidar tampoco las de la mayoría de los asistentes (un americano no cena a la misma hora que un español aunque se encuentre en Madrid) y si va a haber presencia de medios de comunicación, cuidar las horas de la convocatoria para hacerlas compatibles con el desarrollo de su trabajo, difusión y cierre de ediciones en prensa escrita o emisiones en radio y televisión.

Las reuniones de empresa son uno de los elementos básicos de la vida profesional en cualquier sector y a cualquier nivel, ya sea a modo de briefing al inicio de unos trabajos, o de una manera más formal para cerrar grandes acuerdos, muchos de nosotros pasamos gran parte de nuestra jornada en reuniones.

·         Planificación. Definir el propósito y los objetivos de forma clara y específica. Proporcionar el orden del día a los asistentes con suficiente tiempo de antelación para que se puedan preparar la reunión y su participación en ella.

·         Ser estratégico en la elección del día y la hora. Los lunes y los viernes no son buenos días. Los días en los que se celebran más reuniones son los miércoles y jueves. También es preferible no programar una reunión a primera hora de la mañana, ni a última hora de la tarde. Se aconseja celebrarlas en mitad de la jornada ya que no se interrumpe el trabajo de la mañana ni el de la tarde.

·         Convocar únicamente a los asistentes esenciales y facilitar la participación de cada uno de ellos garantizando que todos tenga voz. El resto de personal que tenga que estar informado puede serlo debidamente mediante un resumen de la reunión enviado por email.

·         Conexión Visual. El siglo XXI, con sus avances tecnológicos, trajo consigo nuevas formas de reunión, sin limitaciones de hora, día o lugar, desde la comodidad del propio ordenador. Además se van salvando barreras y si las teleconferencias carecían de la conexión humana que se establecían en las reuniones cara a cara, con las videoconferencias esto quedó resuelto ya que se garantizaba la conexión visual. En la actualidad, además, existen aplicaciones que permiten que se pueda acceder a la reunión desde cualquier dispositivo y en cualquier momento y lugar, lo cual permite mayor rendimiento en la agenda (p.e. al poder simultanear un viaje con una reunión importante) y aumentar al máximo la colaboración/participación.

·         Fuera de la sala de reuniones. Aunque es un indispensable contar con salas de reuniones para poder celebrar encuentros rápidos a diario es también importante romper la monotonía para despertar el interés y motivar a los asistentes a una reunión en momentos puntuales. Una comida fuera de la oficina, una reunión bien organizada en  un espacio emblemático o conference hotel,… cualquier cambio supone un impulso para dinamizar la creatividad y mejorar la colaboración.

 

Todas las empresas, de manera puntual o con cierta frecuencia (navidad, ferias,...) ha agasajado a sus invitados/clientes con algún tipo de regalo? Pero, realmente son útiles? Qué aportan a la empresa?

Aunque la innovación se agradece y sorprender al cliente con el regalo es un plus, si no se está seguro es mejor no arriesgar. Al fin y al cabo nuestro objetivo principal debería ser que los clientes recuerden el logo o marca y, a poder ser también, el eslogan. Es por ello que los artículos promocionales "estrella" continuan siendo los bolígrafos, agendas, gorras, camisetas, pendrives,...Objetos funcionales que tienen más posibilidad de ser conservados por el cliente y, aunque no son innovadores se puede optar por un diseño novedoso y de alta calidad para darle el toque distintivo y el cliente lo pueda identificar claramente con nuestra empresa con un simple golpe de vista.