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El Blog de las Bodas
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Cómo organizar una reunión de empresa exitosa
| Posted on November 9, 2015 at 8:02 AM |
Las reuniones de empresa son uno de los elementos básicos de
la vida profesional en cualquier sector y a cualquier nivel, ya sea a modo de
briefing al inicio de unos trabajos, o de una manera más formal para cerrar
grandes acuerdos, muchos de nosotros pasamos gran parte de nuestra jornada en
reuniones.  Qué tener en cuenta a la hora de organizar una reunión de
éxito? ·
Planificación. Definir el propósito y los
objetivos de forma clara y específica. Proporcionar el orden del día a los
asistentes con suficiente tiempo de antelación para que se puedan preparar la
reunión y su participación en ella. ·
Ser estratégico en la elección del día y la
hora. Los lunes y los viernes no son buenos días. Los días en los que se
celebran más reuniones son los miércoles y jueves. También es preferible no
programar una reunión a primera hora de la mañana, ni a última hora de la
tarde. Se aconseja celebrarlas en mitad de la jornada ya que no se interrumpe
el trabajo de la mañana ni el de la tarde. ·
Convocar únicamente a los asistentes esenciales
y facilitar la participación de cada uno de ellos garantizando que todos tenga
voz. El resto de personal que tenga que estar informado puede serlo debidamente
mediante un resumen de la reunión enviado por email.  ·
Conexión Visual. El siglo XXI, con sus avances
tecnológicos, trajo consigo nuevas formas de reunión, sin limitaciones de hora,
día o lugar, desde la comodidad del propio ordenador. Además se van salvando barreras
y si las teleconferencias carecían de la conexión humana que se establecían en
las reuniones cara a cara, con las videoconferencias esto quedó resuelto ya que
se garantizaba la conexión visual. En la actualidad, además, existen aplicaciones
que permiten que se pueda acceder a la reunión desde cualquier dispositivo y en
cualquier momento y lugar, lo cual permite mayor rendimiento en la agenda (p.e.
al poder simultanear un viaje con una reunión importante) y aumentar al máximo
la colaboración/participación. ·
Fuera de la sala de reuniones. Aunque es un
indispensable contar con salas de reuniones para poder celebrar encuentros
rápidos a diario es también importante romper la monotonía para despertar el
interés y motivar a los asistentes a una reunión en momentos puntuales. Una
comida fuera de la oficina, una reunión bien organizada en un espacio emblemático o conference hotel,…
cualquier cambio supone un impulso para dinamizar la creatividad y mejorar la
colaboración. |
Categories: Eventos corporativos: equipos de trabajo
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154 Comments
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