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Cuando una empresa organiza un evento, es muy recomendable que contacte con un gestor de espacios.

A pesar de la conveniencia de contar con un profesional especializado, las empresas que se lanzan a la aventura de diseñar, producir y coordinar todo el evento no deberían de pasar por alto estos consejos básicos a la hora de seleccionar el espacio y el momento en los cuáles celebrar un acto.

Hay muchos espacios que a primera vista catalogaríamos de “marcos incomparables” pero, aunque es importante, no sólo debemos dejarnos llevar por el atractivo estético cuando debemos elegir espacio. Lo ideal es anteponer las ventajas organizativas, estratégicas y tácticas.

El aspecto logístico es uno de los más importantes a valorar. Se tienen que analizar detalladamente todos los posibles problemas a los que nos podemos enfrentar (accesos, parking, seguridad,…) y sopesar la conveniencia de realizar el evento en ese lugar o buscar alternativas que se adapten mejor a los requerimientos exigidos.

Atención primordial hay que darle a la cesión de espacios públicos para actos privados. Una empresa altamente ligada a un municipio puede verse invitada a celebrar, por ejemplo el 25 aniversario de fundación de la empresa, en una de las instalaciones municipales de forma gratuita, pero que, por cuestiones de protocolo, la figura del presidente y demás representantes de la corporación, se vea ensombrecida por tener que ceder el protagonismo al alcalde.

Por otro lado, la elección de la fecha y hora del evento, juega un papel esencial si queremos que el evento sea un éxito de convocatoria. Además de evitar fechas como acontecimientos deportivos, “puentes”, vísperas de festivos,…se debe de tener en cuenta que no coincida con otras actividades de entidades afines o competidoras. Sería recomendable hacer un sondeo previo a fijar la fecha entre aquellas personalidades cuya asistencia es de especial interés e intentar adecuar la fecha del evento a sus agendas.

Los horarios, teniendo en cuenta las costumbres locales (horarios de comidas, descansos, laboral, etc), no olvidar tampoco las de la mayoría de los asistentes (un americano no cena a la misma hora que un español aunque se encuentre en Madrid) y si va a haber presencia de medios de comunicación, cuidar las horas de la convocatoria para hacerlas compatibles con el desarrollo de su trabajo, difusión y cierre de ediciones en prensa escrita o emisiones en radio y televisión.